10. Conférences et congrès

La responsabilité et le contrôle du choix du contenu, des conférenciers, des méthodes d’enseignement, du matériel didactique et du lieu appartiennent aux organisateurs de la conférence ou du congrès et doivent se conformer aux lignes directrices.

L’événement doit principalement être de nature scientifique, médicale ou éducative.

L’auditoire peut comprendre des intervenants, comme des patients ou des membres du public.

La demande de commandite doit être reçue par écrit et comprendre tous les détails du financement demandé au moyen de différents niveaux de commandite (platine, or, etc.). Une preuve objective de la valeur éducative de l’événement est requise (par exemple, un ordre du jour ou un programme scientifique). Elle doit clairement décrire le but éducatif, le contenu, l’heure du début et de la fin de l’événement et la durée des séances éducatives. Les membres doivent passer en revue la valeur éducative de l’événement avant d’accepter de le commanditer.

Le membre qui offre son soutien doit répondre à la demande par écrit et décrire la nature du financement offert, en indiquant clairement à la partie demanderesse ce que le membre commandite.

Le membre peut installer un stand ou un présentoir dans la salle d’exposition de la conférence ou du congrès. Ce faisant, le membre doit respecter les conditions établies à l’article 11 du Code. Il lui est interdit d’avoir recours à des cadeaux ou à des offres et des mesures incitatives pour encourager un intervenant à visiter son présentoir.

En vertu de l’article 16.3.4 du Code, il est interdit aux membres de distribuer des échantillons à une conférence ou à un congrès.

Si la conférence ou le congrès le permettent, la promotion de l’image de marque de produits doit respecter les cadres de référence sur la promotion fournis par Santé Canada, le CCPP, les NCP et les autres entités concernées, comme le décrit l’énoncé de mission de ce Code. De ce fait, la commandite d’éléments de la conférence ou du congrès au moyen du niveau de commandite choisi est autorisée. Un membre ne peut distribuer des produits de marque à une conférence ou à un congrès à titre individuel.2

Dans le cas de conférences et de congrès commandités en totalité ou en partie par un membre, la commandite doit faire l’objet d’une divulgation appropriée et représenter fidèlement la nature de la participation du membre. Tous les documents rattachés au programme doivent faire état de la commandite du membre.

Si un membre commandite une conférence ou un congrès ou contribue à la diff usion de rapports connexes, ces rapports pourraient constituer du matériel promotionnel qui serait soumis aux exigences du Code. Le nom du membre commanditaire doit y être clairement indiqué.

La participation des employés des membres à une conférence ou à un congrès éducatif ou professionnel organisés par des tiers est acceptable.

Il est interdit de commanditer les événements sociaux réservés aux membres. Cependant, les employés des membres peuvent participer à des activités qui font partie de conférences et de congrès si elles sont rattachées à ces événements et ne sont pas organisées par des compagnies membres.

Il est interdit de commanditer la participation de personnes à une conférence ou à un congrès éducatif ou professionnel organisé au Canada par des tiers.

La commandite versée à l’intervenant a un but éducatif légitime.

Le lieu doit se prêter à des communications scientifiques ou éducatives.

L’activité doit être principalement de nature scientifique, médicale et/ou éducative.

L’activité internationale attire des participants de nombreux pays.

La demande doit être reçue par écrit et préciser tous les détails concernant le financement demandé, le programme, ainsi que des précisions sur le ou les programmes éducatifs que le ou les participants présenteront à leur retour au Canada.

Le membre qui procure le soutien financier doit répondre par écrit à la demande en énumérant les conditions et les exigences sur lesquelles son soutien repose.

Dans le cadre de la commandite, les membres peuvent offrir de financer les frais raisonnables de déplacement, d’hébergement, de repas et d’inscription relatifs à l’activité commanditée. Le remboursement ou le paiement de frais accessoires personnels ou de tout frais associé aux membres de la famille accompagnant le demandeur sont interdits.

Le membre doit exiger que le demandeur lui indique s’il a sollicité plus d’une source pour sa participation à une même activité. Toutes sources de financement confondues ne peuvent dépasser le total des coûts anticipés pour les éléments décrits à l’article 10.2.3.2.3.

Les individus ou les organisations qui demandent l’aide doivent partager avec les Canadiens les avantages des nouvelles connaissances acquises par l’un des moyens suivants :
a. la présentation d’un rapport ou d’un document au membre qui a offert son appui;
b. la présentation d’un rapport écrit à une société spécialisée ou à un établissement d’enseignement;
c. une présentation orale à des professionnels de la santé.

Ces documents et ces exposés doivent inclure une déclaration de l’auteur ou du conférencier qui fasse état de l’obtention du soutien financier du membre pour sa participation à l’activité internationale.

Les membres ne peuvent accorder de soutien financier à plus de dix (10) personnes pour la même activité internationale. Le soutien financier doit correspondre à la juste valeur marchande et être versé après l’activité, sur présentation de la preuve de présence ou de gestion de l’activité par le membre. Malgré les dispositions de l’article 6.3.2.1 de ce Code, un membre peut fournir des repas et des rafraîchissements à tous les intervenants dont il commandite la participation à une activité internationale, conformément à l’article 6 du Code.

Si le produit n’est pas approuvé pour la vente au Canada, le matériel utilisé à la conférence doit provenir de la compagnie mère (Compagnie X inc.) et être étiqueté comme suit :

• La vente du produit X (nom chimique) n’est pas autorisée au Canada » (ou une formulation semblable approuvée par l’entité réglementaire et/ou le service médical de la filiale canadienne). Cet avertissement doit être lisible et sa taille doit être proportionnelle au matériel affiché ou présenté.

Si l’indication ou les indications d’un produit diffèrent de celles qui fi gurent dans la monographie de produit canadienne approuvée, le matériel utilisé au kiosque doit comporter l’avertissement suivant :

• L’information ci-jointe ne correspond pas nécessairement au contenu de la monographie de produit canadienne approuvée », ou une autre formulation semblable approuvée par l’entité réglementaire et/ou le service médical de la filiale canadienne. Cet avertissement doit être lisible et sa taille doit être proportionnelle au matériel affiché ou présenté.

Aucune mention ne peut être faite au kiosque commercial ni dans le matériel distribué quant à la disponibilité au Canada de médicaments non autorisés par l’intermédiaire du Programme d’accès spécial de Santé Canada, ni à toute utilisation non indiquée dans la monographie.

Tous le matériel rattaché à un produit, y compris les affiches, doit être soumis à l’examen et à l’approbation de l’entité réglementaire et/ou du service médical de la filiale canadienne.

Les questions de professionnels de la santé canadiens relatives à la disponibilité d’un médicament avant l’autorisation de la mise en marché ou à des indications non homologuées au Canada doivent être transmises au personnel du service médical canadien ou au personnel médical canadien sur place.

Si la conférence ou le congrès le permettent, la promotion de l’image de marque d’un produit doit respecter les cadres de référence relatifs à la promotion fournis par Santé Canada, le CCPP, les NCP et les autres entités concernées, comme le décrit l’énoncé de mission de ce Code. De ce fait, la commandite d’éléments de la conférence ou du congrès au moyen du niveau de commandite choisi est autorisée. Une compagnie membre ne peut distribuer des produits de marque à une conférence ou à un congrès à titre individuel.